Administrative/Registry Assistant, Brasilia, BRAZIL UNDP - United Nations Development Programme Closing date: Monday, 17 September 2018

Administrative/Registry Assistant, 
Brasilia, BRAZIL 
UNDP - United Nations Development Programme 
Closing date: Monday, 17 September 2018

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Background

Sob a supervisão do Administrative Associate, o Administrative/Registry Assistant fornece apoio à unidade de operações executando uma variedade de processos administrativos padrão, assegurando um trabalho preciso e de alta qualidade. Ele ainda promove um método voltado ao cliente, de qualidade, e focado em resultados. O Administrative/Registry Assistant trabalha em colaboração com a equipe de Operações, Programa e projetos no Country Office e com outros funcionários da ONU para compartilhar informação e assegurar o fornecimento de um serviço consistente.

Duties and Responsibilities

Sumário das Principais Funções: Implementação de estratégias operacionais Apoio ao funcionamento efetivo e eficiente da unidade (unidade administrativa) Apoio aos serviços administrativos logísticos Apoio à manutenção do escritório e ao gerenciamento de bens Apoio ao compartilhamento e desenvolvimento de conhecimento Assegurar a implementação de estratégias operacionais, focando no cumprimento dos seguintes resultados: Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD 1. Assegurar apoio administrativo e logístico eficaz, focando no cumprimento dos seguintes resultados: • Cumprimento integral das atividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD • Contribuição para o mapeamento dos processos administrativos do CO e implementação dos procedimentos internos de operação padrão (SOPs). • Apoio na organização de processos de compras incluindo a preparação de TORs quando necessário. • Apoio administrativo à conferências, workshops e retiros. • Follow up de prazos, compromissos firmados, ações tomadas e coordenação da coleta e submissão de relatórios para o supervisor da unidade. • Contribuição na preparação de planos de trabalho administrativos e coletivos orientados para resultados. • Organização de remessas, procedimentos para desembaraço aduaneiro, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up • Assistência na preparação de orçamento, fornecimento de informações à auditoria.  • Manutenção do registro de gerenciamento de bens, preparação de relatórios; • Manutenção dos arquivos e registros relevantes à manutenção do escritório; • Fornecimento e apoio à manutenção dos serviços compartilhados e dos escritórios estaduais;  • Participação no treinamento administrativo para os funcionários de operações/projetos. • Proporcionar assistência em outras atividades que venham a contribuir para os resultados dos serviços gerais.  2. Assegurar a manutenção do Sistema de Registro, Arquivo e Pouch com o foco em alcançar os seguintes resultados: • Organização e manutenção do sistema de arquivo assegurando a custódia e gestão dos arquivos, a manutenção da lista de inventário do Arquivo Central e Arquivo Permanente;  • Organização e manutenção do sistema de registro eletrônico, realizando a identificação e catalogação e transmissão correta de acordo com o Sistema de Arquivamento Global do PNUD; • Organização de remessas, preparação de documentos para as remessas do PNUD (recebidas/enviadas), preparação de toda documentação necessária, implementação de ações de follow-up. • Elaboração de correspondência e relatórios relacionados às atividades do registro, poch e Arquivo Central e Permanente.  • Implementação e Manuntenção do Sistema Eletrônico para gerenciamento de Documentos Sharepoint • Recebimento, registro, codificação e transmissão de faxes, cartas e outras correspondências recebidas para os departamentos/unidades/oficiais apropriados. • Registrar e e enviar documentos e encomendas por pouch diplomático e distribuição subsequente.  • Distribuição e cobrança apropriada das agências que utilizam os serviços de pouch e registro do PNUD  Impact of Results Os resultados das funções principais têm um impacto na eficiência da Unidade de Administração. Apresentações precisas de informações fortalecem a capacidade do escritório e promovem a imagem do PNUD/ONU como um contribuinte efetivo para o desenvolvimento do país.

Competencies

Competências Coorporativas:  Demonstrar compromisso com a missão do PNUD, visão e valores;  Apresentar sensibilidade e adaptabilidade cultural, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade Competências Funcionais Conhecimento de gerenciamento e aprendizagem Compartilhar conhecimento e experiência Trabalhar ativamente a fim dar prosseguimento a aprendizagem e desenvolvimento do pessoal em uma ou mais áreas de prática, atuar no plano de aprendizagem e aplicar habilidades recém-adquiridas Desenvolvimento e Eficácia Operacional Capacidade de realizar uma variedade de tarefas e processos de trabalho especializados ou não, totalmente documentados, pesquisados, registrados e relatados Habilidade de analisar uma variedade de dados, identificar e ajustar discrepâncias, identificar e resolver problemas operacionais Capacidade de realizar trabalhos de natureza confidencial e lidar com um grande volume de trabalho Bom conhecimento de regras e regulamentos de administração Habilidade muito desenvolvida de TI e Atlas Capacidade de fornecer insumos para reengenharia de processos de negócios e implementação de novos sistemas Liderança e Auto-gerenciamento Focar nos resultados para o cliente e responder positivamente ao feedback Desevolver consistentemente o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva Permanecer calmo, com controle e bom humor mesmo sob pressão

Required Skills and Experience

Educação Graduação em Arquivologia, Biblioteconomia, Logística, Administração ou áreas afins.  Experiência 05 anos de experiência em Registro/Arquivo de documentos. Experiência na utilização de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc.)  Experiência no manejo de sistemas de gerenciamento baseados na web.